如今，组织可以采取的关键措施之一是建立文档管理系统，以改善其业务流程。纸质记录仍然存在大量问题，它们可能会被损坏、丢失、被盗等。
此外，过度依赖纸质记录也会适得其反，它们速度慢、无法实现自动化，并且无法随着时间的推移而得到改进。
预计全球文档管理系统市场规模将从 2022 年的 55.5 亿美元增长至 2029 年的 164 亿美元。—— 《财富商业洞察》。
尽管功能可能相对相似且简单，但市面上有各种各样的工具属于“文档管理系统”。因此，根据您的需求选择合适的工具至关重要。
8 种文档管理系统
- 内容管理系统
内容管理系统 (CMS) 是一种用于集中存储和管理数字内容的工具，可让不同用户协作处理内容。此外，它还提供版本管理和自动化工作流程，以加速和改进企业流程。
- 企业内容管理系统
企业内容管理系统(ECM) 根据企业的工作流程、流程和业务规则处理特定于企业的内容。使用 ECM，可以保存非结构化数据（例如 Word 文档、Excel 电子表格、PDF 和扫描照片），并在适当的时间将其提供给适当的人员。
- 文档影像系统
文档成像是指将印刷文档“数字化”的做法。简单来说，文档成像就是使用扫描仪获取文档的完美照片，然后可以在线保存，而不是实物保存。
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记录管理系统
记录管理系统 (RMS) 的目的是规范数据的创建、保存、接收和处理，无论其格式如何。这些系统旨在存储和维护记录，并使其易于检索。
RMS 被法律、医疗保健和政府部门等受到严格监管的行业所采用。发票、最终报告、预算文件、公司资产负债表、电子邮件等都是记录的示例。
- 工作流管理系统
工作流管理系统用于检测、自动化和升级公司的业务流程，以提高生产力、减少错误并提高效率。
工作流程由任意数量的预定阶段组成，并可能 电子邮件数据 包括预定义的参与者。负责管理工作流程的人有机会最大限度地减少瓶颈并增强流程的可视性。
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质量管理体系
公司的质量管理软件(QMS) 系统是一个集中式系统，可协助质量管理过程，其中可能涉及纠正措施、审计管理、文档控制和变更管理。
- 电子邮件管理系统
电子邮件管理系统处理大量电子邮件信息，用于公司业务。它利用用 BY 列表 户定准来组织和处理单个电子邮件和附件。此外，电子邮件管理系统还提供电子邮件归档解决方案和自动电子邮件捕获功能，以索引电子邮件通信和附件。它还对重要的业务信息进行分类，并将所有数据存储在一个易于搜索的位置。
- 人力资源文档管理系统
人力资源文档管理软件 (DMS) 是一种便于公司 谷歌澄清其有用内容系统的运作方式 获取、存储和管理重要员工文书的系统。这些软件提供电子归档系统来存储重要的人力资源文档，具有OCR 搜索功能的人力资源 DMS可以轻松检索任何和所有文档，它们还具有多种基于角色的安全性，并允许在所有级别上遵守规定。
为您选择合适的文档管理系统
在为您的公司选择文档管理软件之前 ，您应该考虑以下功能。
搜索功能
仅能通过文件名进行搜索是不够的。最佳的文档管理系统 (DMS) 应包括多种搜索选项，例如关键字搜索、最近修改日期、文件类型、元数据搜索和其他参数。
文件管理与组织
DMS 应该方便文件的管理和存储，并且授权用户应该能够从任何地方访问它们。
扫描与采集
文档管理系统必须与大多数扫描仪兼容，以便将纸质文件转换为数字文件，并且用户应该能够根据需要更改文件格式。
强大的安全性和审计跟踪
文档保护对于任何文档管理系统都至关重要。DMS 上的文档应仅供授权用户访问。您必须能够设置系统上文件和文件夹的访问权限。
此外，管理员还应能够查看文档的活动历史记录。这些操作包括创建、修改、复制、移动和删除等，以便识别文档生命周期的每个阶段。
软件集成
理想的文档管理软件应该支持诸如 MS Office、DocuSign、MAKE、ERP、Payroll、CRM、会计软件等集成。
在线访问
文档管理解决方案必须可随时随地访问，以提高员工的工作效率。借助移动文档管理系统，员工在旅途中工作也变得更加轻松。
Folderit 是一款高效的文档管理系统软件，可确保您的文档安全、可访问、可使用OCR轻松搜索且灵活。它还提供电子工作流程和提醒，以及向文件添加自定义元数据的功能，否则如果没有它，文件将难以搜索、语境化或理解。
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