IT 部门不断受到出于业务需求而提出的请求的困扰，而这些请求并不考虑可用资源。
这些问题往往是由无法满足现代组织要求的旧式软件造成的。过时的内容和文档管理系统是常见的罪魁祸首：更新困难且成本高昂，集成经常失败，并且无法进行移动访问。为什么事情不能更简单一些？
基于云的文档管理是满足任何新 IT 需求的重要推动因素。它解决了往往是业务流程“需求”根源的关键痛点。
基于云的文档管理软件解决 IT 运营问题的五种方法
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提高业务敏捷性
借助云，您的服务提供商可以处理激活新服务、添加新 准确的手机号码列表 用户和设置新工作流程。无需投资新设备、培训新员工或授权新软件，IT 领导者就可以提高容量并增加功能。云服务提供商负责系统升级和安全修补，从而减轻 IT 人员的这些责任。这意味着他们有更多时间投入到高优先级计划中。
此外，整个支出模式被颠倒过来，服务订购费用较少的部分被归类为运营支出，而不是资本支出。从严格的财务角度来看，云计算非常有意义。
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提高生产力
员工输入数据、搜索信息和通过电子邮件发送文件花费了无数时间。这不仅会中断整个流程，还可能造成大量错误、异常和不必要的复杂情况。
基于云的软件具有快速部署、低学习曲线谷歌澄清其有用内容系统的运作方式 和无停机时间等优势，使员工、经理和高管能够以最小的公司影响采用新解决方案。您的员工可以避免在手动、重复操作上浪费时间，并将正常程序推到后台，只在关键决策时刻处理数据。
每个人都会发现，不再需要纸质文件和杂乱无章的文件存储。他们将享受自动化工作流程带来的生产力优势，这些工作流程可根据个人业务需求量身定制，并且易于适应不断变化的需求。
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不受限制的扩展
基于云的服务非常适合各种规模的组织，无论其产品或服务 BY 列表 需求是增加还是减少。对于任何重视可扩展性的企业来说，它们都是必不可少的。通过使用可靠的基础架构主干（例如 Microsoft Azure），可以立即获得近乎无限的存储、更多的用户和额外的处理能力。
如果没有基于云的文档管理系统提供的灵活性，可能需要临时的“解决方法”，最终可能会对工作流程产生负面影响。例如，如果一名拥有丰富机构知识的员工离职，部门员工可能会创建自己的未记录的手动工作流程来填补空缺。这种临时解决方案可能会让这个人的工作更轻松，但却会扰乱周围人的协作流程。使用可扩展的软件，可以轻松添加用户并分配额外的工作流程参与者，从而避免这种低效的情况。
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数据安全管理
安全是所有企业的首要任务。云文档管理系统受益于主动、全面的数据中心安全性以及由单一系统管理的完整用户配置文件。
工作流和文档信息的访问由复杂的权限框架控制。这允许您监控和控制哪些员工有权读取、保存、处理、导出、编辑或删除数据。因此，您可以构建所有流程，以便您的数据和文件保持安全和保密。使用合法的数字签名，您还可以验证工作流中关键文档的完整性。
Folderit 等解决方案旨在始终提供高水平的数据安全性。此外，Microsoft Azure 还提供针对加密病毒、勒索软件和其他形式恶意软件的进一步保护。由于 Azure 拥有庞大的安全员工队伍，因此大多数病毒和其他网络威胁都已被识别。即使是全新的病毒也无法传播到您公司的其他文档中，因为恶意软件无法访问每个客户的数据存储库。
如果您选择基于云的文档管理，您将会非常放心。顶级文档管理供应商利用冗余数据存储来提供快速而全面的灾难恢复程序。即使您的组织遭受网络攻击或自然灾害，您的记录也将是安全的，并且可以立即访问。
- 移动访问
云解决方案意味着在任何时间、任何地点都完全可用——设备、操作系统和物理位置不会影响员工完成任务的能力。文档捕获、路由和批准都应该通过移动应用程序或浏览器上的移动界面进行访问。
再次，商务旅行正成为工作生活中不可或缺的一部分。您应该能够使用移动应用程序从平板电脑或智能手机立即访问所有文档、参与工作流程和存储文档。移动应用程序应具有与台式机或笔记本电脑上的软件相同的外观和感觉，并且不需要额外的培训。
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文档管理不仅仅包括以数字方式归档和管理文件。它本质上是一个系统，使地理上分散的知识工作者能够参与数字化工作流程，从而简化他们的日常任务。
基于云的文档管理可缓解这些常见的 IT 问题，并使 IT 员工和公司所有者能够取得成功。它通过提供可扩展的存储、卓越的计算能力和行业领先的安全性，使即使是最小的企业也能提供改变游戏规则的体验。
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