有些人认为绿色/无纸化只是一时的热潮。小型企业尤其对这些“绿色”理念持谨慎态度，因为成本太高。然而，绿色不仅仅是一个需要高昂成本的想法。
从长远来看，营造无纸化氛围与使用节能设备一样重要。就像节电设备可以减少电费一样，无纸化办公室可以减少大量的管理费用。
有关纸张的重要事实
纸张及其制品对环境有重大影响。不相信吗？让我们来看看统计数据。
- 根据 Statista 的数据，全球每年的纸张和纸板产量超过4 亿吨，相当于每人每小时两张纸。尚未完全实现无纸化社会。到 2030 年，预计纸张需求将翻一番。
- 环境保护署估计，平均每位员工每年使用 10,000 张纸。将纸张总数乘以纸张的平均成本，可得出您的员工每年仅在纸张上就花费 1,000 美元。即使您的组织只有 50 名员工，您每年在纸张上的花费也高达 50,000 美元。不要忽视这样一个事实：在所有文具和办公用品中，纸张是最昂贵的。
- 纸张并不是您唯一需要支付的费用；您还必须支付打印墨水、文件存储空间、碎纸机、打印机维护和其他间接费用。一名普通办公室工作人员每天产生 160 公斤纸张垃圾，办公室产生的纸张中有 45% 每天都会被丢弃。
- 一名员工平均要花费30% 到 40% 的时间来搜索锁在电子邮件和文件柜中的信息。
尽管我们承认纸张在某些情况下可能是有用的，但无纸化的好处是不可否认的。
Folderit 实现无纸化办公的好处
Folderit的完整文档管理解决方案 (DMS) 使无纸化办公的过渡变得前所未有的简单。
- 您的纸质文档和文件已完全数字化
无纸化文档管理可创建数字文件并过渡到完全无纸化办公。您可以保存、管理和保护现有的纸质文档和电子数据，而无需物理存储空间，从而节省文档搜索、存储和审批流程的时间，从而提高生产力和效率。
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提高备案程序的有效性
员工需要花费大量时间来归档和检索纸质文件。我们的无纸 化文件管 电话号码库 理程序消除了手动归档纸质文件的必要性，并用易于使用的自动化程序取而代之。此外，使用 Folderit，您可以创建自定义元数据字段，以前所未有的方式优化文件归档流程。
- 提高团队生产力
如果您在配备广泛搜索功能的集中式存储库中组织和管理您的所有文件，则可以立即搜索它们。无论您是通过检查生成文件的日期、作者姓名、搜索元数据字段还是通过Folderit 强大的 OCR 搜索搜索文档的一部分来搜索文档，您都可以在几秒钟内找到文档。
这几乎可以使您的员工的工作效率提高一倍，因为他们可以立即访问信息，而不必筛选大量文件和文件夹。
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确保安全性和合规性
您不再需要担心丢失重要文件或将其落入不当之手。
数字存储系统可以保护和监 无与伦比的适应性使其令人惊叹 控所有文件活动，因此您始终知道谁查看或修改了文档。
为了保持质量和合规性，我们的文档管理软件包括强大的文档控制功能，如安全性、双因素身份验证、审计跟踪、记录保留和访问控制。
- 加速审批程序
使用 DMS，文档审查和批准流程自动化。为了简化工作操作并减少文档 BY 列表 周转时间，您可以开发自动化无纸化工作流程。此外，借助 Folderit 的 DocuSign 集成，电子签名流程更容易融入您的工作流程。所有这些都节省了大量的纸张，否则这些纸张将被用于多次审阅、编辑和批准的多个副本。
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鼓励适应性
通过采用无纸化办公，您可以随时随地访问数据。Folderit 的 DMS 使您能够专注于组织的目标和需求，同时通过我们屡获殊荣的用户友好界面为团队提供从任何地方访问文档的灵活性。通过正确索引的文件和简单的规则，无纸化文档管理软件使搜索、共享和存储文档比以往更简单。
- 提高协作能力
将所有文档保存在一个存储库中可确保您团队的所有成员无论何时何地工作都能保持一致。他们可以快速路由数字文档和 Web 电子表单、添加评论、签名并在共享数字文档上做出选择，从而减少错误并加速协作。
您可以利用 Folderit 的MS Office 365 集成（MS Office 订阅单独出售）与您的团队一起处理文档，甚至可以使用我们增强的自动化集成“Make”来实现流程的自动化。
- 自动备份您的文件
使用物理文档存储，只有将数据存储在超安全的地方或银行保险箱等地方，才能保护数据免受重大错误和火灾、洪水和地震等自然灾害的影响。但使用 DMS，您的数据会自动备份到我们的云端，并保存不同的文件版本，此外，通过文件版本控制，您可以访问现有元数据和文件的所有早期版本，确保在您最需要时备份不会失败。
- 节省开支
小公司比大公司面临更大的成本削减压力，每一分钱对他们来说都至关重要。数字文件比纸质文件更容易创建、编辑、共享和管理，让您的员工更高效地工作。采用 DMS 可以大幅减少成本、空间和劳动力。
- 减少碳足迹
最后，环保意识有助于减少碳足迹，让您的公司成为全球气候行动的盟友。公司越来越意识到尽可能采用数字化技术对 环境的好处。
此外，这或将引发全球制造业的蝴蝶效应，无纸化将逐渐消除对纸张的严重依赖，从而减少大量纸张的产生，进而进一步减少相关行业产生的废物。
查看 Folderit关于无纸化的信息图。
规划更加绿色的未来
要实现无纸化办公，只需减少纸质流程，使用电子文档即可。当您将这些想法和工具应用到您的业务流程中时，您会发现，有许多细微的调整可以在未来产生巨大的成果。
了解有关 Folderit 如何比一般的基于云的 DMS 更具可持续性的更多信息。
