文档管理不善会损害内部效率，使公司容易丢失重要数据，在最坏的情况下，公司还会因不遵守法规而受到经济处罚。最新的文档管理软件 (DMS)，如 Revver 和 M-Files，可解决这些问题，将所有文档安全地存储在一个地方，方便员工根据需要轻松查找和检索。为了帮助您找到最适合您业务的文档管理软件，我们花了数十个小时研究所有顶级平台。我们根据从功能和易用性到成本和可定制性等一系列因素对它们进行了比较。
什么是文档管理软件？它有什么作用？
使用文档管理软件有哪些好处？
- 增强安全性：文档管理软件提供了 瑞典电话号码库 更好的方法来存储、排序、搜索和访问记录。它还允许管理员通过权限限制某些文件，确保只有需要访问这些文档的人才能访问。
- 能够随时随地进行更改并跟踪更改：文件可以在任何地方重复编辑和更新。大多数应用程序都具有版本控制功能，因此用户可以跟踪文档整个生命周期中发生的更改。
- 改进协作和工作流程自动化：大多数应用程序都会将纸质文档扫描成数字版本，然后将其存储在平台上。最好的程序可以提高团队远程和全天候协作的能力。它们还提供工作流程自动化工具，让您可以轻松创建、编辑、审查和批准所有必要的文档，以保持您的业务顺利运行。
- 环保：文档管理系统提供工具帮助您创建和管理无纸化办公室。该软件无需使用多个程序来处理无纸化工作流程的各个阶段，而是通过单一界面提供您需要的所有功能。
- 轻松导入：大多数应用程序都包含可与扫描仪交互的成像工具，使您能够扫描文档并将其直接导入中央文档存储库。除了扫描纸质文档外，许多系统还允许您导入大多数类型的数字文档：PDF、文字处理文件、电子表格、图像文件和许多其他文件格式。将文档导入系统后，它将存储在数据存储库中，办公室中的其他人可以访问该数据存储库，在许多情况下，办公室外的个人也可以访问该数据存储库。
有多少种类型的文档管理软件？
- 内容管理：该系统专注 需求生成与潜在客户生成 于创建、组织和发布数字内容。它通常用于网站、内联网和数字出版物。内容管理系统支持协作内容创建并提供版本控制功能。
- 工作流管理：工作流管理软件可自动化和跟踪基于文档的业务流程。它将文档发送给适当的人员进行审查、批准或采取行动。该系统有助于简化操作并提高文档处理的整体效率。
- 记录管理：记录管理系统管理官方业务记录的生命周期，确保符合法律和监管要求。这些系统包括保留、处置和安全归档重要文件的功能。
- 文档成像系统：此类系统通过扫描将物理文档转换为数字格式。它通常包括光学字符识别 (OCR) 技术来创建可搜索的文本。文档成像系统有助于数字化文档的存储、检索和分发。
- 信息管理：信息管理是一个涵盖数据处理各个方面的更广泛的系统。它专注于组织、存储和检索组织内的所有类型的信息。这些系统通常集成多种工具，以提供管理信息资产的综合解决方案。
我们的最佳选择列表中的大多数文档管理系统都结合了这些系统类型中的一种以上的特点。最好的系统能够执行上述大多数（如果不是全部的话）任务。
文档管理软件的价格是多少？
如何选择文档管理软件
考虑定价和总体价值
在评估定价和订阅计划时，不要只考虑标价。虽然选择最便宜的选项可能很诱人，但请考虑整体价值——哪个平台最物有所值？确保你能以经济实惠的价格获得所需的一切，即使这不是你在市场上遇到的最低价格。
“必须平衡可负担性和可扩展性的需求。大多数公司只是想要最便宜的选择，但当这些公司扩张时，这可能是一种短期利益，”Zibtek 创始人 Cache Merril 表示。“寻找一种提供定价灵活性且没有任何隐藏成本的结构。”
评估可用性并设置
难以设置和使用的文档管理软件不会有太大帮助。花点时间选择一个可以快速启动和运行的平台，并且只需对员工进行最低限度的培训即可有效使用。选择易于设置和实施支持的用户友好型软件意味着在实施阶段的干扰最小。
“如果软件使用起来不方便，或者用户必须经过严格的培训，那么这很可能会影响使用。寻找一种员工经过短期培训就能立即开始使用的解决方案，”Merril 说。
考虑定制化和灵活性
文档管理软件应具有足够的灵活性，以适应您的业务工作流程和独特需求。例如，自定义归档流程和元数据结构是必须的。还要考虑平台如何满足您所在行业的企业需求——它能否满足预期，还是为其他类型的企业而设计？
Inspected 创始人兼首席执行官 Anthony Perera 告诉我们：“选择适合您行业特定需求的解决方案。对于承包商和市政当局，请寻找能够理解许可流程细微差别的软件。优先考虑易用性和强大的安全功能。不要低估良好的客户支持和定期软件更新的重要性。”
确定客户服务质量
任何商业软件遇到问题都是很正常的，文档管理系统也不例外。这时，响应迅速、乐于助人的客户服务就至关重要。在购买解决方案之前，一定要调查公司的客户服务声誉。一家拥有良好客户服务的公司可以避免小问题和大灾难
“提供响应迅速的客户服务非常重要。它可 cz 领先 以是实时聊天、电话支持或详细的帮助中心，”SaaS 公司 DisplayNow 的老板 Chris Dukich 说道。“在出现技术问题或在入职期间寻求帮助可以节省大量时间。”
心灵安全措施
文档管理系统几乎总是存储敏感的公司数据或客户信息。确保数据受到保护对于避免数据泄露和违反法规至关重要。务必仔细检查平台采用的安全措施，以确保您的数据安全。
Dukich 表示：“不要忘记安全性和合规性功能，以避免客户违反信任，尤其是在处理敏感信息时。确保此类系统符合 GDPR、HIPAA、SOC 2 等监管要求
