在后疫情时代，员工现在可以远程访问数据和文档。企业通过安装安全的协作工具和文档管理系统来适应这种转变，将纸质文档转换为数字文件，以促进文档共享。
这些措施防止了文件重复存储并建立了版本控制。让我们来看看共享文档对于远程工作者的优缺点。
文档共享的优势
将商业文档数字化的重要性从未如此高涨。将纸质文档转换为数字数据格式的公司目前正在获益。对于其余公司来说，是时候开始行动了，否则就有被淘汰的风险。
让我们来看看将文档转换为数字格式的优点：
文档共享改善数字协作
复杂的项目要求远程工作人员访问共享文档、协作处理这些文档并访问早期版本。实时状态报告和用户跟踪非常重要。
承包商、供应商和项目经理可以使用可靠的文档管理 Telegram 数据库用户列表 软件来实现这一点。快速的信息分发可加速工作完成。此外，它还可确保每个人都能实时了解正在发生的事情。
文档共享可降低成本并节省时间
物理文档需要大量的存储空间。维护保存公司记录所需的基础设施成本高昂。从长远来看，文档扫描和数字化服务可消除与纸质文档存储相关的成本。云存储可以高效存储更紧凑的数字资产。数字文档的搜索、查找、更新和共享速度大大提高，也更加容易和快捷。
文档共享实现透明度
当团队使用共享文档时，项目经理可以监控工作进度和流程。这样可以识 社会认同在数字营销成功中的作用 别工作流程中的薄弱环节、检测错误并简化信息流。它提高了生产力和对客户要求和企业环境变化的响应能力。经过彻底检查和分析，文档共享过程可以成为企业提高盈利能力的有力指标。
文档共享的缺点
使用共享文档也有一些缺点。
文档共享有时可能会导致延迟
如果太多人处理一份文件，项目完成时间就到影响。一些团队成员会等待其他团队成员的回复和修改。随着每个参与者修改和完善元素，共享文档会变得不必要地复杂。更改会取代先前的修改。编辑会产生冲突。使用版本控制可恢复到以前的版本。细枝末节会分散对中心主题的注意力。在这种情况下，权限很有用。同样，指定的项目经理也是必不可少的。
文档共享可能面临安全问题
数字文档容易受到安全问题的影响，例如未经授 BY 列表 权的访问、病毒、网络钓鱼等。黑客试图突破防火墙，可能会危及文档的完整性。如果文档管理软件不安全，则可能面临风险，而且代价高昂。没有充分保护所有用户的系统和服务器（网络安全）的公司最终会遇到安全漏洞，导致停机。在停机期间，竞争对手会赢得项目。
就安全性而言，Folderit 是最强大的解决方案之一。对于文件存储，我们使用 AWS 的 S3 服务，该服务对象的年耐用性为 99.999999999%。此外，Folderit 使用双因素身份验证、银行级 256 位安全 EV SSL 连接和加密的三重备份存储。您还可以为团队成员定义自己的密码策略，并且只允许使用您指定长度的密码。此外，您可以为所有用户建立必需的密码更改间隔。
如果没有适当的管理，文档共享可能会容易出现冗余
团队成员共享的数字文件通常包含冗余数据。如果团队成员依赖过时的文档版本，他们可能会做出错误的决定。为了防止这种情况，文档管理系统必须包含严格的版本控制。如果没有严格遵守文件命名约定，冗余会导致冗余文件中准确数据的丢失或数据重复。
基础设施、软件和培训的初始成本可能较高
向无纸化组织转型有时可能需要在扫描服务（如果数量过大）或扫描设备方面进行高额的初始投资，以便以数字格式扫描和存储纸质文档。此外，为了顺利过渡到无纸化系统，还需要文档管理或内容管理系统。此外，还必须指导团队成员如何使用新系统以及如何遵守新的工作流程和业务流程。企业所有者和利益相关者必须理解，这些支出将带来快速的投资回报。
结论
考虑到共享文档的优点和缺点，显然，成本节省、沟通更顺畅、安全性提高和组织改善都是值得的。通过对共享流程和文档安全协议进行适度修改，可以轻松克服文档共享的缺点。
大规模数字化可能会带来内部困难，但通过专门的项目规划，将纸质记录具体成功且有效地转换为数字文档需要专门的项目规划、专门的流程和训练有素的员工。
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