难以管理 DMS 上的业务文档和数据？那么现在是时候为您的公司制定文档管理策略了。
了解文档管理系统策略
无论您是新 成立的公司还是老牌公司，每个组织都需要文档管理，而 DMS 就是解决方案。此外，如果您正在使用 DMS，那么制定策略有助于简化使用流程并改善工作流程，因此您在处理文档时绝不会盲目。
要制定策略，您必须了解您的公司如何处理文档和其他数字资产、谁可以访问这些文档、您的公司如何处理这些文档、这些文档将存储在哪里以及存储多长时间。
所有这些的另一个重要方面是选择正确的 DMS，以便实现最大程度的控制和自定义，并具有 OCR、标记和元数据、文件版本控制等功能，当然还有良好的集成。Folderit 的 DMS 提供上述所有功能以及更多功能，同时比普通的基于云的 DMS 更具可持续性。
创建文档管理策略来管理文档和数据：
1. 确定层次结构
根据贵公司的规模，组建一个项目团队并选择从开始到完 WhatsApp数据 成的负责人是个好主意。您的团队应该由能够全面概述贵公司当前如何维护文档的人员组成，包括文档的接收地点和时间、如何处理文档以及何时存储这些信息。
2. 评估现有的归档系统和文件管理流程
在规划阶段，建议每次从公司的一个部门 游戏化营销：提高社区参与度 或区域开始。此外，最好给每个确 定的流程命名并记录每个步骤，这样您就可以记录每个工作流程。
- 评估当前的文档保留方法和最佳实践。
- 为您的公司获取一个与您的运营性质相符且最为用户友好的文档管理系统解决方案。
- 确定工作流程，并确定如何接收、处理、存储以及最终从系统中删除文档。
- 研究如何使用文档管理系统来标准化业务运营。
3. 识别各种文件
既然已经定义了工作流程并记录了详细信息，点以确定文件类型。您的 IT 部门还 BY 列表 可以帮助您识别每天访问和使用的文档类型。它还有助于制定政策来决定这些业务记录在 DMS 中的保留期限。下面列出了一些常见的用例文档类型：
- 客户沟通文件
- 个人信息文件
- 公司记录文件
- 重复文件副本
- 表格
- 参考资料
- 财务文件
4. 设置 DMS 使用程序和要求
既然已经确定了文档类型和工作流程，您就可以继续规划这些文件的管理，并评估新的文档管理解决方案将如何帮助您。既然您已经设置了新的 DMS，您就可以开始将上述两个步骤的结果映射到新系统中。您将能够创建存储区域、实施标记和索引结构来存储元数据，这将有助于您在存储文件后找到它们。
这里需要牢记的一些重要事项是：
- 文件和存储将位于哪里？
- 文件如何被索引？
- 文件和工作底稿的版本如何管理？
- 流程如何管理？
- 人员如何访问文件和数据？
- 有关文件保留的政策是什么？
- 数据保护的一般准则是什么？
- 这对您的隐私政策意味着什么？
5. 实施文件保留政策
现在有了实施计划，并且发现了文件，请对不再需要并可以删除的文件进行分类。此外，在使用具有自动保留功能的 DMS（例如 Folderit）时，您还可以设置保留期限。这将有助于最大限度地减少文件存储空间并缩短搜索时间。
将此步骤视为对您的商业文档的春季大扫除。
6. 整理记录和管理流程的时间
您可以开始测试您的系统。
按照每个工作流程进行操作，并按照您决定的程序开始文档存储和处理。评估每个流程以确定其在文档管理系统中的运作方式。
测试成功且您已准备就绪后，开始为员工和客户用户提供 DMS 访问权限。每个基于云的 DMS 都带有访问控制，您可以使用它来保持严密的安全性以及对文档和文件夹的访问。
经常检查您的流程并根据需要进行修改。随着时间的推移，您管理的文档和业务数据类型将不断发展。由于这是一个动态过程，因此值得定期审查，为此，您可以与 DMS 团队一起设置处理审查的时间表。
了解有关 Folderit 如何比一般的基于云的 DMS 更具可持续性的更多信息。
