电子文件管理的最佳实践：
下面列出的一些电子文件管理最佳实践可能看起来不言而喻。幸运的是，这意味着它们很容易理解和应用；您所要做的就是坚持它们，以维护一个始终强大的电子文件管理系统。
- 为您的公司选择最佳的文档管理软件
贵公司的第一步是选择最适合自己的文档管理系统。虽然许多替代方案具有可比性，但它们并不相同，选择不符合您需求的方案可能会浪费时间和金钱。
如果您的公司生成大量新文档并且依赖于自动化和协作，那么Folderit应该是您的首选，它具有Make等自动化集成功能，以及用于文档支持的MS Office 365和用于自动批准的DocuSign集成。
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使用清晰索引
为了保证您的论文易于访问，您必须适当索 2024 年更新的手机号码数据 引每个新文档和文件夹，从而形成一致的文件结构。
清晰的索引使搜索时更容易找到文件，也使不同部门更容易在组织内各自的部门内维护文档。使用文档管理解决方案时，您可以使用标签和其他形式的信息标记文档，此外，使用 Folderit，您可以利用元数据来帮助组织。Folderit 内置的强大 OCR 搜索也使文件检索变得更加容易。
- 扫描所有纸质文件
在将实体文件转换为电子文件时，制作实体文件的数字副本是一种明智的做法。虽然扫描纸质文件并将其传输到电子文件管理系统是一项艰巨的任务，但它可以确保敏感信息保持安全且可访问。
文件很容易放错，而实体文件柜无法提供与最佳文档管理软件同等级别的保护。将所有文件移到其他地方不仅可以提高归档效率，还可以为每个文档提供更强的安全性。
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选择访问权限
并非公司中的每一位员工都需要访问每一份文件。有些敏 为什么 Pinterest 不适合您的品牌或业务战略？ 感文件（例如员工合同和绩效记录）必须保密。幸运的是，您可以使用电子文件管理软件向您选择的人员提供访问权限。
- 创建自动化
您可以在生成或修改文档时发送自动通知。您还可以 BY 列表 为某些文件配置自动文档审批工作流程，以及在公司与外部客户互动时自动计费。您可以使用 Folderit 的自动化集成“Make”（以前称为 integromat）完成所有这些操作以及更多操作
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利用云存储
如果您希望避免使用实物文档和文件柜，则有两种文档管理系统可供选择：本地存储和云存储。
内部部署文档管理软件允许您从公司内部的服务器管理文档。
另一方面，如果您的硬件损坏或被盗，云存储可提供额外的保护，因为您仍然可以通过云访问您的文件。基于云的软件还使与多个用户（尤其是远程团队）的合作变得更加容易，从而提高企业的整体生产力。
- 维护文件版本控制
如果您的公司定期更新文档，那么良好的版本控制至关重要。文件版本控制允许您访问文档的先前版本，并在必要时恢复它们。
它还允许您限制某些用户只能查看论文，而允许其他用户查看、评论和更改更新的版本。这使您能够高效地协作处理文档，同时确保文档不会在未经正确授权的情况下被更改。
- 了解当地法规
了解哪些类型的文件需要在文档管理系统中保存多长时间是个好主意。例如，在金融行业，监管规定规定某些文件必须保存七年。在删除文件之前，请仔细检查以确认法律是否禁止这样做。
结论
遵循这些电子文件管理最佳实践将帮助您保持正确的电子文件管理。如果您有兴趣注册新的 DMS，最好尽快使用上述指南，以确保您能够跟踪您的文件和业务运营。
因此，Folderit 为用户提供 30 天免费高级订阅，以帮助用户适应该平台。
